Modelos de e-mail do WHMCS: como personalizar as mensagens enviadas aos clientes

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Cada fatura gerada, cada ticket respondido e cada serviço ativado dispara um e-mail do WHMCS. Muita gente deixa o texto padrão (em inglês ou traduzido de forma genérica) e perde a chance de passar uma imagem profissional. Os modelos de e-mail do WHMCS são totalmente editáveis, e personalizar leva poucos minutos.

Quem revende hospedagem ganha confiança do cliente com comunicação clara e com a marca própria. Se você ainda não tem onde rodar isso, a Licença WHMCS oficial já entrega o servidor pronto.

Onde ficam os modelos

No painel administrativo, abra Configuration > System Settings > Email Templates (Configuração > Configurações do Sistema > Modelos de E-mail). A lista é dividida por tipo:

  • General: boas-vindas, recuperação de senha e avisos gerais.
  • Product/Service: ativação do serviço, suspensão e cancelamento.
  • Invoice: nova fatura, lembrete de vencimento, fatura em atraso e confirmação de pagamento.
  • Support: respostas e abertura de tickets.
  • Admin: avisos que chegam para a sua equipe.

Como editar um modelo

  1. Clique no modelo que quer alterar (por exemplo, Invoice Payment Reminder).
  2. Edite o assunto e o corpo da mensagem no editor.
  3. Se o seu sistema tiver idiomas instalados, edite a versão em português.
  4. Clique em Save Changes.

As variáveis (merge fields)

As variáveis entre chaves são substituídas por dados reais na hora do envio. As mais usadas:

  • {$client_name}: nome do cliente.
  • {$invoice_num}: número da fatura.
  • {$invoice_total}: valor total.
  • {$invoice_date_due}: data de vencimento.
  • {$invoice_link}: link para o cliente pagar.
  • {$service_product_name}: nome do produto contratado.
  • {$service_domain}: domínio ou identificação do serviço.
  • {$company_name} e {$signature}: nome da empresa e assinatura.

Em cada modelo, o painel mostra a lista das variáveis disponíveis para aquele caso. Use só essas, para evitar espaços em branco no e-mail.

Exemplo de lembrete de fatura

Assunto:

Sua fatura {$invoice_num} vence em {$invoice_date_due}

Corpo:

Olá, {$client_name}!

A fatura nº {$invoice_num}, no valor de {$invoice_total}, vence em {$invoice_date_due}.

Para pagar, acesse: {$invoice_link}

Se já pagou, pode desconsiderar este aviso.

{$signature}

Criar um modelo novo

Na tela de modelos, use Create New Email Template, escolha o tipo (Geral, Produto, etc.), dê um nome e escreva o conteúdo. Isso é útil para mensagens que você dispara manualmente, como avisos de manutenção.

Desativar um modelo

Alguns e-mails podem não fazer sentido para o seu negócio. Em cada modelo, existe a opção de desativar o envio. Cuidado para não desligar mensagens importantes, como a de nova fatura.

Como testar

Crie um cliente de teste com o seu e-mail, gere uma fatura e confira como chega. Verifique também o visual no celular e na caixa de spam.

Entregabilidade: para o e-mail chegar

Um modelo bonito não ajuda se o e-mail cai em spam. Confira:

  1. O WHMCS está enviando por um SMTP confiável. Veja O que é SMTP e por que usar um confiável.
  2. O domínio tem SPF, DKIM e DMARC. Veja Configurar DMARC.
  3. O IP não está em lista de bloqueio. Veja IP em blacklist.

Boas práticas de texto

  1. Seja direto: assunto claro, uma ação por e-mail.
  2. Evite palavras que parecem spam, como “ganhe”, “grátis” e excesso de maiúsculas.
  3. Mantenha um tom consistente em todos os modelos.

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